Van Exact Online naar Uniconta

Een overstap begint niet bij het nieuwe pakket, maar bij je huidige abonnement. Kijk in je overeenkomst naar de opzegtermijn en naar de periode waarin je nog toegang nodig hebt. Wij kunnen die termijnen niet voor je invullen: ze staan in jouw contract met Exact. Plan de overstap zo dat je Exact Online kunt raadplegen tot en met de laatste afsluiting.

Daarna bepaal je welke gegevens mee moeten. Net als elk ander Nederlands boekhoudpakket kan Exact Online een XAF-auditfile aanmaken. Die auditfile is de basis voor de financiële overzetting: het lopende boekjaar in detail en het vorige boekjaar als maandtotalen per grootboekrekening. Voor stamgegevens en openstaande posten vragen we je lijsten te exporteren, die wij vooraf voor je specificeren.

Tot slot kies je de overstapdatum. Wij raden 1 januari of het begin van een kwartaal aan, zodat het oude pakket netjes afloopt en je met een schone periode begint. Wat een overstapdatum precies inhoudt, lees je in de begrippenlijst. Het hele verloop staat in het stappenplan.

Praktisch begin je met een lijst van wat je in Exact Online gebruikt: alleen de boekhouding, of ook voorraad, projecten en abonnementen. Die inventarisatie bepaalt welke lijsten we nodig hebben en of er open orders zijn die mee moeten. Heb je alleen een administratie en geen orders, dan is de overstap compacter dan bij een handelsbedrijf met voorraad.

Neem ook je accountant of boekhouder mee in het gesprek. Zij kennen de afsluitingen, de btw-aangiftes en de bijzonderheden van je administratie, en kunnen de proefconversie vergelijken met cijfers die ze kennen. Spreek af wie bij jullie de cijfers controleert en wanneer die persoon daar tijd voor heeft. Dat is het deel van de planning dat het vaakst wordt onderschat.

Na de definitieve overzetting werk je in Uniconta. Exact Online heb je dan alleen nog nodig om oude gegevens te raadplegen, en een archief van auditfiles per jaar maakt ook dat vaak overbodig. Zo kun je je abonnement beëindigen wanneer de looptijd dat toelaat, zonder dat je gegevens kwijtraakt.

In Uniconta komen het rekeningschema met RGS-koppeling, de stamgegevens, de openingsbalans en de openstaande posten terecht. Uniconta leest XAF 3.2 en 4.0 in, dus de auditfile uit Exact Online kan dienen als basis voor het lopende boekjaar. Meer over Uniconta zelf lees je op de Uniconta-pagina.

De bedragen van beide leveranciers zetten we bewust niet naast elkaar. De pakketten verschillen in opbouw, en een eerlijke vergelijking hangt af van het aantal gebruikers, het aantal administraties en de functies die je nodig hebt. Daarom staat onder het overzicht alleen waar je de prijslijst van Uniconta vindt, met bron en datum.

De inrichting begint bij je eigen processen. We kijken welke onderdelen je in Exact Online gebruikt en hoe die in Uniconta de standaard volgen: verkoop, inkoop, voorraad en projecten. Het uitgangspunt is fit-to-standard, dus eerst de standaard van Uniconta en pas daarna afwijkingen. Maatwerk in Uniconta ontwikkelen we niet, en daarom kunnen we een vaste prijs geven.

Voor je team verandert er vooral hoe schermen en handelingen heten. De processen blijven herkenbaar: een order invoeren, een factuur versturen, een betaling afletteren. In de nazorg lopen we de eerste afsluiting samen met je door.