Exact Globe vervangen door Uniconta

Begin bij de bron. Exact publiceert zelf informatie over de ondersteuning van Exact Globe en over de weg naar Exact Globe+. Wij vatten die informatie niet samen in eigen woorden maar citeren haar hieronder met een link, zodat je zelf kunt nalezen wat er staat en wat de datum van het document is.

Je hebt dan grofweg twee richtingen: de route die Exact aanbiedt, of een overstap naar een ander systeem. Over de eerste route kan alleen Exact of je Exact-partner je vertellen wat erbij hoort. Kies je voor Uniconta, dan nemen wij het werk voor onze rekening dat in de overstapservice staat beschreven.

Voor de gegevens werkt het zoals bij elk Nederlands pakket: de financiële overzetting gaat via een XAF-auditfile, aangevuld met lijsten voor stamgegevens en openstaande posten. Het hele traject staat in het stappenplan.

Welke route je kiest, hangt af van wat je met je administratie wilt. Wil je vooral zekerheid dat het pakket ondersteund blijft, dan is de route van Exact het eerste om uit te zoeken. Wil je tegelijk je processen opnieuw inrichten, bijvoorbeeld omdat orders, voorraad en financiën nu in aparte lijsten leven, dan is een overstap een natuurlijk moment daarvoor.

Wij vergelijken Exact Globe niet met Uniconta op prijs of functies, en we zeggen niet wat voor jouw bedrijf beter is zonder je situatie te kennen. Wat we wel doen, is vooraf laten zien welke gegevens we meenemen en hoe we ze controleren.

Praktisch begin je met een inventarisatie: welke administraties heb je, welke boekjaren staan nog open en welke onderdelen buiten de boekhouding gebruik je, zoals voorraad en projecten. Dat bepaalt welke lijsten we van je nodig hebben en welke overstapdatum past.

Reken erop dat een pakket dat jaren is gebruikt ook jaren aan afspraken in zich draagt: vaste prijslijsten, kortingen per klant, betaalvoorwaarden. Die stamgegevens gaan mee als ze in de lijsten staan die je exporteert. Wat alleen in de hoofden van collega's zit, moet eerst op papier.

In Uniconta zetten we het rekeningschema neer met RGS-koppeling, de stamgegevens, de openingsbalans en de openstaande posten. Daarbovenop komen de open orders, de voorraad per artikel en locatie met kostprijs, en het lopende boekjaar via de XAF-auditfile.

Uniconta is cloud-ERP: je werkt via internet en hoeft zelf geen server te beheren. Wat Uniconta kan voor finance, handel, productie en projecten lees je op de Uniconta-pagina.

Bij de inrichting volgen we de standaard van Uniconta: eerst de standaard, daarna pas afwijkingen. Maatwerk in Uniconta ontwikkelen we niet. Daardoor kunnen we een vaste prijs geven en weet je vooraf wat je krijgt.

Voor de dagelijkse werkwijze lopen we met je team de processen door die het meest worden gebruikt: een verkoopfactuur maken, een inkooporder verwerken, een betaling afletteren. Zo weet iedereen op de eerste werkdag in Uniconta waar hij moet zijn.

Een overstap vraagt ook aandacht voor wie wat mag in het nieuwe systeem. We richten de gebruikers en rechten in volgens de rollen die jij aangeeft, zodat iedereen vanaf de eerste dag bij de schermen kan die bij zijn werk horen.