ERP overstappen in stappen

Stap 1 is de kennismaking. We kijken uit welk pakket je komt, welke onderdelen je gebruikt en wat de overstapdatum wordt. Wij raden 1 januari of het begin van een kwartaal aan. Aan het eind van deze stap ligt de scope vast, en daarmee de prijs.

Stap 2 is het aanleveren van bestanden. Jij exporteert uit je oude pakket de auditfiles en lijsten die wij vooraf specificeren: stamgegevens, openstaande posten, voorraad en open orders. Wij controleren of alles compleet is voordat we beginnen. Stap 3 is de proefconversie. We laden de gegevens in een proefomgeving en leggen saldi, openstaande posten en voorraad naast jouw eigen cijfers. Wijkt er iets af, dan zoeken we uit waarom en herhalen we de proef.

Stap 4 is de definitieve overzetting op de overstapdatum: de laatste standen en de open orders gaan over. Stap 5 is de go-live: jij werkt in Uniconta, en wij begeleiden de eerste periode. Daarna volgt de nazorg zoals hieronder beschreven.

Wat jij doet en wat wij doen, is per stap duidelijk. In de kennismaking en bij het aanleveren ben jij aan zet: je geeft aan wat je gebruikt en levert de bestanden. In de proefconversie doen wij het werk en controleer jij het resultaat. Bij de definitieve overzetting zijn wij aan zet en bij go-live werken we samen.

Over de duur spreken we in stap 1 concreet af. Die hangt af van het pakket waar je vandaan komt, hoeveel onderdelen mee moeten en hoe snel de bestanden binnenkomen. We noemen hier bewust geen termijnen, omdat een getal zonder jouw situatie niets zegt.

Het rustigst verloopt de overstap als je hem vooraf plant rond je boekjaar. Overstappen op 1 januari of aan het begin van een kwartaal houdt de afsluiting van het oude pakket en de start van Uniconta netjes gescheiden.

Een goede overstap kent twee momenten waarop je kunt stoppen en terugkijken. Na de proefconversie, voordat er iets definitief is, en na de eerste afsluiting in Uniconta. Wijkt er iets af, dan is het op het eerste moment goedkoop om te herstellen en op het tweede moment nog goed te herstellen. Daarom nemen we ze allebei serieus.

Je hoeft niet alles zelf te kunnen. Wat je nodig hebt, is iemand die de cijfers van je bedrijf kent en kan zien of ze kloppen. De rest van het werk, van het omzetten van de bestanden tot het laden van de open orders, doen wij.

Na go-live krijg je vier weken nazorg. Daarna ben je op werkdagen van 08:30 tot 17:00 uur bij ons terecht en reageren wij binnen 24 uur.

In die periode controleren we samen de eerste afsluiting, kijken we of de open orders goed doorlopen en beantwoorden we vragen over de conversie. Voor de inhoud van je nieuwe administratie lees je meer op de Uniconta-pagina.

In de weken na go-live loopt de eerste afsluiting door het nieuwe systeem. Dat is het moment waarop zichtbaar wordt of de overzetting klopt, en waarop je team zijn weg vindt in Uniconta.

Daarna werk je met het systeem zoals het is ingericht: fit-to-standard, met de standaard van Uniconta als vertrekpunt. Maatwerk in Uniconta ontwikkelen we niet, en daarom kunnen we een vaste prijs geven.

Na de overstap kun je het systeem laten meegroeien. De vaste overstapservice zorgt dat je start met een schone, gecontroleerde administratie, en daarop kun je bouwen. Wat Uniconta verder voor je bedrijf kan doen, lees je op de Uniconta-pagina.