Datamigratie naar Uniconta: wat gaat mee en hoe

Onze vaste overstapservice omvat het rekeningschema, gekoppeld aan RGS, en de stamgegevens: klanten, leveranciers en artikelen. Daarna volgen de openingsbalans en de openstaande posten van debiteuren en crediteuren. Samen vormen die de financiële startpositie van je nieuwe administratie.

Het operationele deel bestaat uit de voorraad per artikel en per locatie, met kostprijs, en alle open orders op de overstapdatum. Dat zijn verkooporders, inkooporders (ook als ze deels zijn ontvangen), productieorders met de resterende hoeveelheid en de componenten, klant- en leveranciersretouren, overboekingen tussen locaties, lopende abonnementen met hun volgende factuurdatum, geldige offertes en open projecten met budget en onderhanden werk. De oude ordernummers bewaren we als referentie.

Voor de boekjaren geldt een vaste indeling. Het lopende boekjaar nemen we in detail mee als je halverwege het jaar overstapt, via de XAF-auditfile; Uniconta leest XAF 3.2 en 4.0 in. Het vorige boekjaar komt over als maandtotalen per grootboekrekening. Oudere jaren bewaren we als archief van auditfiles, buiten Uniconta.

Een erp migratie bestaat dus uit meer dan een export en een import. Je moet beslissen wat meegaat, de gegevens omzetten naar de structuur van het nieuwe systeem, het resultaat controleren en op een afgesproken dag over. Elke stap heeft een eigenaar: jij levert en controleert, wij zetten om en laden.

Let op de volgorde. De financiële basis komt eerst: rekeningschema, stamgegevens, openingsbalans en openstaande posten. Daarop bouwen voorraad en open orders voort, omdat orders verwijzen naar relaties en artikelen die al bestaan. Een order laden voordat de relatie bestaat, werkt niet.

De oude ordernummers gaan als referentie mee. Daardoor vindt je team een order terug onder het nummer dat klanten en leveranciers nog kennen, ook als Uniconta intern een eigen nummering gebruikt.

Wat je zelf niet hoeft te doen, is de gegevens omzetten. Jij levert de bestanden zoals je pakket ze maakt. Wij zetten ze om naar wat Uniconta verwacht. Jouw werk zit in de keuze wat mee moet en in de controle van het resultaat.

We werken met de bestanden die je oude pakket zelf maakt. Elk Nederlands pakket kan een XAF-auditfile aanmaken, en daarop bouwen we de financiële overzetting. Voor artikelen, voorraad en open orders vragen we je lijsten te exporteren, die we vooraf voor je specificeren. We beweren niet dat we live koppelingen hebben met de pakketten waar je vandaan komt.

Eerst volgt een proefconversie, daarna een controle door jou, en pas dan de definitieve overzetting op de overstapdatum. Lees meer over de volgorde in het stappenplan, of over het begrip datamigratie in de begrippenlijst. Wat Uniconta zelf doet, staat op de Uniconta-pagina.

In Uniconta komt alles terecht in de structuur van de standaard. Het rekeningschema volgt RGS, relaties en artikelen krijgen de velden die Uniconta gebruikt en de openstaande posten sluiten aan op het saldo van debiteuren en crediteuren.

Het resultaat zie je in de proefomgeving voordat het definitief wordt. Daar controleer je de saldi, de openstaande posten en de voorraad. Pas als jij en wij tevreden zijn, volgt de overzetting op de overstapdatum.