Wat zijn historische data?

Elk bedrijf dat jaren in hetzelfde pakket werkt, bouwt een lange staart aan gegevens op. Boekingen uit jaren geleden, orders die allang zijn afgehandeld, offertes die nooit tot iets leidden. Bij een overstap komt de vraag: nemen we dat allemaal mee?

Het antwoord is meestal: nee. Alles laden lijkt veilig, maar het maakt je nieuwe systeem zwaarder en je conversie langer en foutgevoeliger. Elke extra regel is een regel die gecontroleerd moet worden. En de meeste oude gegevens kijk je nooit meer in.

Wat je wel nodig hebt, is een zorgvuldige keuze. Voor het lopende boekjaar wil je detail, zodat je gewoon verder kunt boeken en rapporteren. Voor het vorige boekjaar volstaan vaak maandtotalen per grootboekrekening, genoeg voor vergelijkende cijfers. Wat ouder is, hoeft meestal niet in het systeem te staan.

Dan blijft de bewaarplicht over. Je moet je administratie een wettelijke periode kunnen overleggen. Dat betekent niet dat de gegevens in je actieve systeem moeten staan. Een archief van auditfiles per jaar dekt dit, en je kunt het raadplegen als iemand erom vraagt.

Bij order-, offerte- en artikelhistorie is de afweging anders. Die geschiedenis is geen boekhouding, dus er is geen wettelijke reden om haar te laden. Hoe nuttig ze is, hangt af van je bedrijf. Daarom vallen ze buiten onze vaste overstapservice als ze ouder zijn dan de openstaande posten.

Heb je toch een reden om meer mee te nemen, bijvoorbeeld voor een klant waarvan je de prijshistorie nodig hebt? Bespreek dat vooraf. Dan kunnen we afspreken wat het oplevert en wat het kost, in plaats van het achteraf te ontdekken.