Wat is een auditfile (XAF)?

Elk Nederlands boekhoudpakket kan een auditfile aanmaken. Het bestand is bedoeld om je boekhouding op een vaste manier door te geven, bijvoorbeeld aan een accountant of bij een controle. Omdat het formaat voor alle pakketten hetzelfde is, kun je het ook gebruiken om van pakket te wisselen.

In de auditfile staan de grootboekrekeningen, de relaties en alle boekingen van de gekozen periode. Het is dus meer dan een lijst saldi: je kunt eruit afleiden hoe een bedrag tot stand kwam. Daarom is het geschikt als basis voor het lopende boekjaar als je halverwege het jaar overstapt.

Wat er niet in staat, is de operationele kant. Open orders, voorraad per locatie of lopende abonnementen zijn meestal geen boekingen en zitten dus niet in het bestand. Voor die onderdelen vragen wij je aparte lijsten te exporteren. De auditfile is de basis, niet het geheel.

Er bestaan versies van het formaat. Uniconta leest XAF 3.2 en 4.0 in. Maakt jouw pakket een andere versie, dan zoeken we samen uit hoe we het bestand toch kunnen gebruiken. Dat bespreken we in de kennismaking, voordat de proefconversie begint.

Voor oudere jaren heeft de auditfile nog een tweede functie. Je moet je administratie een bepaalde periode kunnen overleggen. Een archief van auditfiles per jaar dekt die bewaarplicht zonder dat je die jaren in je nieuwe systeem hoeft te laden. Zo blijft Uniconta overzichtelijk en voldoe je toch aan de regels.

Controleer een auditfile altijd voordat je hem gebruikt. Open hem, kijk of de periode klopt en of de saldi overeenkomen met je kolommenbalans. Een bestand dat onvolledig is geëxporteerd, geeft later een onverklaarbaar verschil in de openingsbalans.