Wat is de overstapdatum?

Een overstap kent één moment waarop alles omslaat. Tot die dag boek je in het oude pakket, vanaf de volgende dag in het nieuwe. De keuze van die dag bepaalt hoeveel werk de overstap kost en hoe overzichtelijk je cijfers daarna zijn.

Het eenvoudigst is 1 januari. Het oude boekjaar is dan afgesloten, de openingsbalans volgt uit een definitieve stand en je begint het nieuwe jaar met één systeem. Bijna zo goed is het begin van een kwartaal, omdat je dan ook een heldere afsluiting hebt, bijvoorbeeld voor de btw-aangifte.

Overstappen halverwege een jaar kan, maar vraagt meer. Het lopende boekjaar moet dan in detail mee, via de auditfile, zodat je jaarcijfers uit twee systemen niet hoeven te worden samengevoegd. Dat is goed te doen, maar het is meer controlewerk dan een overstap op een kwartaalgrens.

Denk ook aan wat er rond die dag gebeurt. Open orders lopen door: een verkooporder die gisteren is aangemaakt, moet vandaag nog in het nieuwe systeem staan. Daarom nemen we alle open orders op de overstapdatum mee, met de oude ordernummers als referentie. Plan de overstap liever niet op een drukke leverdag.

Rond de overstapdatum plan je ook de go-live: het moment waarop je team daadwerkelijk in het nieuwe systeem werkt. De twee vallen vaak samen, maar niet altijd. Je kunt de gegevens op de overstapdatum overzetten en het team de dagen daarna laten wennen.

Kies de datum bewust en houd hem vast. Elke verschuiving betekent opnieuw exporteren en opnieuw controleren. Twijfel je over de dag, bespreek dat dan bij de kennismaking, dan leggen we hem samen vast met de scope.