Van AFAS naar Uniconta

Een overstap begint met de vraag welk deel van AFAS je vervangt. Gebruik je AFAS voor meer dan de financiële administratie, bijvoorbeeld voor onderdelen buiten finance en handel, dan gaat onze overstap alleen over de onderdelen in de vaste scope. Wat je daarbuiten in AFAS doet, blijft daar of regel je los van ons.

De financiële overzetting loopt via een XAF-auditfile, zoals bij elk Nederlands pakket. Daaruit halen we het lopende boekjaar in detail. Het vorige boekjaar nemen we over als maandtotalen per grootboekrekening. Voor stamgegevens, openstaande posten en voorraad vragen we je lijsten uit AFAS te exporteren, die wij vooraf specificeren.

Daarna volgt de proefconversie: we laden alles in een proefomgeving en vergelijken saldi en openstaande posten met jouw cijfers. Pas als die kloppen, zetten we op de overstapdatum de laatste standen en de open orders over. Het volledige verloop staat in het stappenplan.

Dat laatste verdient aandacht. Een pakket dat meerdere vakgebieden bedient, bevat vaak ook gegevens en processen buiten de boekhouding. Wij zetten over wat in onze vaste scope staat: het rekeningschema, de stamgegevens, de openingsbalans, de openstaande posten, de open orders, de voorraad met kostprijs en de boekjaren. Alles daarbuiten bespreken we vooraf, zodat je niet pas na de overstap merkt dat een onderdeel ontbreekt.

Voor de planning is het handig te weten wie bij jullie de leiding heeft over de overstap. Eén aanspreekpunt aan jullie kant, met tijd om de proefconversie te controleren, maakt meer verschil dan welke techniek ook. Wij zeggen per stap wat we van je nodig hebben en wanneer.

Tot slot bepaal je hoe lang je het oude pakket nog raadpleegt na de overstap. Met een archief van auditfiles per jaar voor oudere jaren heb je de gegevens die je moet kunnen overleggen, en hoef je het oude systeem niet langer te laten draaien dan nodig is voor je laatste afsluiting.

Uniconta is cloud-ERP voor finance, handel, productie en projecten. We zetten het rekeningschema neer met RGS-koppeling en brengen de stamgegevens, de openingsbalans en de openstaande posten over. De open orders gaan mee: verkoop- en inkooporders, productieorders, retouren, overboekingen, abonnementen, offertes en projecten.

Uniconta leest XAF 3.2 en 4.0 in. Meer over wat Uniconta doet lees je op de Uniconta-pagina. Een conversie van gegevens uit AFAS doen wij op basis van de bestanden die je zelf exporteert; we werken niet met een live koppeling naar AFAS.

Het uitgangspunt bij de inrichting is fit-to-standard: eerst de standaard van Uniconta, daarna pas afwijkingen. Maatwerk in Uniconta ontwikkelen we niet, en daarom kunnen we een vaste prijs geven. Voor een bedrijf dat uit een omvangrijk pakket komt, betekent dat soms dat je werkwijze iets verandert. Dat bespreken we in de kennismaking, voordat je beslist.

Wil je weten wat zo'n overstap betekent voor je kosten, kijk dan voor de actuele tarieven bij AFAS zelf. Wij zetten die bedragen hier bewust niet neer, omdat we ze niet zelf kunnen bijhouden.