Wat is conversie bij een overstap?

Stel dat je boekhouding negen jaar in hetzelfde pakket staat. Je rekeningnummers volgen een indeling die ooit bij het bedrijf paste, artikelen hebben codes met een eigen logica en relaties staan soms dubbel in het systeem. Als je die gegevens ongewijzigd laadt in een nieuw pakket, neem je alle eigenaardigheden mee. Daarom is er een tussenstap.

In die stap worden de gegevens vertaald. Het rekeningschema wordt gekoppeld aan een standaard zoals RGS, zodat de indeling herkenbaar wordt. Relaties worden samengevoegd of weggelaten als ze niet meer actief zijn. Artikelen krijgen de velden die het nieuwe systeem verwacht. Daarna controleer je het resultaat voordat er iets definitief wordt.

Een goede conversie gebeurt in een proefomgeving. Je legt de saldi, de openstaande posten en de voorraad naast de cijfers uit het oude pakket. Klopt iets niet, dan wordt de conversie aangepast en herhaald, zonder dat je echte administratie is geraakt. Pas als de proef klopt, volgt de definitieve overzetting.

Conversie is iets anders dan een datamigratie, al lopen de woorden door elkaar. Datamigratie is het hele traject van gegevens verhuizen. Conversie is het omzetten binnen dat traject. Bij een overstap zie je beide terug, en meestal wordt er gewoon één van gebruikt voor het geheel.

Let op wat een conversie niet doet. Ze maakt uit slechte gegevens geen goede gegevens. Als je klantenbestand vol dubbelingen zit, moet iemand beslissen welke blijft. Daarom spreken we bij onze overstapservice vooraf af wat er wordt omgezet en wat niet. Opschonen en data uit meerdere bronnen horen er niet vanzelf bij; die bespreken we vooraf.

Als de conversie klaar is, begint je team met een administratie die klopt met de openingsbalans. Dat is het moment waarop het nieuwe systeem begint te tellen.