Van King naar Uniconta

Bij King boekhoudsoftware begin je met de financiële gegevens. Ook King kan, net als elk Nederlands boekhoudpakket, een XAF-auditfile aanmaken. Die auditfile vormt de basis: het lopende boekjaar in detail als je halverwege het jaar overstapt, en het vorige boekjaar als maandtotalen per grootboekrekening.

Daarnaast vragen we je uit King de lijsten te exporteren die wij vooraf specificeren: klanten, leveranciers, artikelen, voorraad per locatie en de openstaande posten. Wij laden die in een proefomgeving en vergelijken ze met jouw eigen cijfers voordat we iets definitief maken.

Op de overstapdatum nemen we de laatste standen over en zetten we de open orders over: verkoop- en inkooporders, productieorders, retouren, overboekingen tussen locaties, abonnementen, offertes en open projecten. Het hele verloop staat in het stappenplan.

Een voordeel van het werken met bestanden is dat jij precies ziet wat wij laden. Je kunt de auditfile en de lijsten openen voordat ze naar ons gaan, en de proefconversie legt je opnieuw naast het oude pakket. Zo voorkom je dat er iets wordt overgezet waar niemand naar heeft gekeken.

Voor een bedrijf met voorraad is de telling de kern van de controle. We vergelijken de voorraad per artikel en per locatie in de proefomgeving met jouw eigen cijfers, inclusief kostprijs. Klopt iets niet, dan zoeken we uit waar het verschil zit en herhalen we de proef.

Plan de overstap bij voorkeur op 1 januari of aan het begin van een kwartaal. Zo sluit je het oude pakket netjes af en begin je in Uniconta met een schone periode. Moet het halverwege het jaar, dan nemen we het lopende boekjaar in detail mee via de auditfile.

Voor je team verandert er in het begin vooral de plek waar dingen staan. De verkoopfactuur, de inkooporder en de voorraadmutatie bestaan nog steeds, maar ze heten anders of staan in een ander scherm. Plan daarom een korte rondgang door de belangrijkste processen voordat je live gaat, zodat de eerste werkdag niet de eerste kennismaking is.

Neem ook je lopende abonnementen en terugkerende facturen mee in de planning. Ze gaan over met hun volgende factuurdatum, zodat er geen factuur wordt overgeslagen of dubbel verstuurd. Controleer in de proefomgeving of de datums kloppen met wat je klanten verwachten.

Uniconta is cloud-ERP voor finance, handel, productie en projecten. We zetten het rekeningschema neer met RGS-koppeling en brengen de stamgegevens, de openingsbalans en de openstaande posten over.

Uniconta leest XAF 3.2 en 4.0 in. Wat Uniconta verder doet, lees je op de Uniconta-pagina. We werken met de bestanden die je uit King exporteert; een live koppeling met King beweren we niet te hebben.

Bij de inrichting volgen we de standaard van Uniconta. Eerst de standaard, daarna pas afwijkingen. Maatwerk in Uniconta ontwikkelen we niet, en daarom kunnen we een vaste prijs geven. Dat past bij een mkb-bedrijf dat wil weten waar het aan toe is.

Voor wie benieuwd is naar bedragen: King en Uniconta publiceren hun prijzen elk zelf. Wij zetten de bedragen van King hier niet neer, omdat we ze niet zelf kunnen bijhouden. Onder deze tekst staat waar je ze vindt.

Voor een handelsbedrijf is het belangrijk dat inkoop, voorraad en verkoop in hetzelfde systeem lopen. In Uniconta werk je met één administratie voor je financiën en je orderstroom, zonder dat je gegevens tussen pakketten hoeft over te tikken.