PIM systeem in Uniconta: productinformatie beheren

Product information management is het centraal vastleggen en onderhouden van alles wat je over een artikel weet. Denk aan het artikelnummer, de omschrijving, de afmetingen, de kleur, de maat, foto's, de EAN en de teksten die een klant te zien krijgt. Voor een mkb-bedrijf met een paar tientallen artikelen is dat een lijstje. Voor een groothandel met duizenden artikelen en meerdere verkoopkanalen is het artikelbeheer een vak apart.

Er zijn eigenlijk twee soorten productinformatie. De eerste is de basis die je administratie nodig heeft: artikelnummer, omschrijving, eenheid, kostprijs, voorraadlocatie, btw-code. Die gebruik je bij elke offerte, order, inkoop en factuur. De tweede is de commerciële inhoud: uitgebreide beschrijvingen, meerdere afbeeldingen, kenmerken per categorie, vertalingen en teksten per verkoopkanaal. Die heeft vooral je webshop of je verkoper nodig.

Zolang je weinig artikelen en één kanaal hebt, is één bron genoeg. Wordt het complexer, dan wordt de vraag waar de waarheid ligt en wie de gegevens bewaakt. Heb je PIM-functionaliteit in je ERP, dan blijven de basisgegevens en de commerciële inhoud op één plek, in plaats van in een apart systeem dat je moet bijhouden. Hoeveel je nodig hebt, hangt af van het aantal artikelen, het aantal kanalen en hoe vaak de informatie wijzigt.

Product information management is standaardfunctionaliteit in Uniconta. Je hebt er geen aparte module voor nodig, het zit in het ERP. Naast de artikelgegevens die je administratie nodig heeft, zoals artikelnummers, EAN-nummers, een afbeelding per artikel en varianten, voeg je zelf velden, tabellen en tabbladen toe. Dat gaat zonder programmeren, met no-code. Je beheert je productgegevens dus niet in een aparte omgeving, met alle synchronisatiezorgen van dien, maar op de plek waar ook je orders, inkoop en voorraad staan.

Een voorbeeld is een tabblad per verkoopkanaal. De webshop heeft andere teksten en kenmerken nodig dan je verkoper, en die leg je vast op het tabblad van dat kanaal. Met zakelijke regels, dus als dit, dan dat, dwing je de invoer af. Zet je een kanaal aan voor een artikel, dan kan een regel eisen dat de omschrijving een minimale lengte heeft. Zo komt er geen halfklaar artikel in de webshop. Welke velden, tabbladen en regels erbij horen, stemmen we vooraf met je af. We bepalen samen welke velden per kanaal nodig zijn en welke regels voorkomen dat onvolledige artikelen live gaan.

Productgegevens kunnen worden gesynchroniseerd naar kanalen en webshops. Gaat het om een webshop, dan stemmen we vooraf af wat erbij hoort. De webshop zelf vormgeven of bouwen valt buiten ons werk.

Denk ook na over wie de gegevens bijhoudt. Spreek af welke kant de bron is voor welk gegeven. Vaak is de administratie de bron voor artikelnummer, EAN en kostprijs, en het kanaaltabblad de bron voor teksten en beelden. Zo voorkom je dat twee mensen hetzelfde artikel op twee plekken verschillend aanpassen. Zonder zo'n afspraak helpt geen enkel systeem, hoe uitgebreid ook.