Consolidatie en intercompany voor een groep bedrijven

Veel mkb-ondernemers hebben na verloop van tijd meerdere bedrijven. Een holding met een werkmaatschappij, een handelsbedrijf met een apart bedrijf voor het vastgoed, of twee vestigingen in verschillende landen. Elk bedrijf heeft eigen administratie, maar de eigenaar, bank en accountant willen het totaalbeeld.

Consolidatie is het samenvoegen van de cijfers van die bedrijven tot een overzicht van de groep. Daarvoor moeten de grootboekrekeningen van de bedrijven vergelijkbaar zijn. Als het ene bedrijf kosten op een andere rekening boekt dan het andere, moet je ze eerst op één lijn brengen. Bedrijven in verschillende valuta rekenen bovendien om naar een groepsvaluta.

Intercompany betekent dat de bedrijven in de groep zaken met elkaar doen. De ene vennootschap factureert de andere voor diensten, levert goederen of leent geld uit. Bij consolideren haal je die onderlinge posten weg, want een omzet van het ene bedrijf aan het andere is voor de groep geen omzet. Dat heet elimineren, en het vraagt dat beide kanten van de boeking op elkaar aansluiten.

Praktisch begint het met afspraken, niet met software. Welke rekeningen betekenen in elk bedrijf hetzelfde? In welke valuta rapporteert de groep? Wie boekt de onderlinge factuur en wanneer? Wie die vragen vooraf beantwoordt, houdt aan het einde van het jaar een overzicht dat in een keer klopt. Wie ze overslaat, ontdekt de verschillen pas als de accountant ernaar vraagt. Bij een kleine groep van twee of drie bedrijven is dat nog te overzien, maar elk extra bedrijf maakt de handmatige route zwaarder.

Een fiscale eenheid is iets anders. Dat is een fiscaal begrip in Nederland, waarbij bedrijven die aan voorwaarden voldoen voor bijvoorbeeld de btw of de vennootschapsbelasting als één belastingplichtige worden gezien. Je vraagt het aan bij de Belastingdienst en het heeft gevolgen voor hoe je factureert en aangifte doet. Of het voor jouw groep past, bespreek je met je accountant of een belastingspecialist. Een geconsolideerde jaarrekening is weer een ander ding, namelijk een wettelijk document dat je accountant opstelt.

Uniconta is cloud-gebaseerde ERP- en boekhoudsoftware. Consolidatie is standaard, via de financiële overzichten. Je consolideert en vergelijkt op grootboekrekening, op dimensie en op budget. Hebben de bedrijven verschillende rekeningschema's, dan leg je bij elke grootboekrekening een consolidatierekening vast, zodat de bedrijven toch in één overzicht samenkomen. Bedrijven in een andere valuta reken je om naar de groepsvaluta, want valutaomrekening hoort bij de consolidatie. Je blijft per bedrijf werken en bekijkt daarnaast het geheel.

Automatische intercompany-boekingen zijn niet standaard. Dat zeggen we hier liever meteen: boekingen tussen bedrijven in de groep maak je zelf. Ook elimineert Uniconta de onderlinge posten niet automatisch. Eliminatieboekingen maak je in een aparte consolidatieadministratie, een eigen bedrijf in Uniconta dat je in de consolidatie meeneemt. Een fiscale eenheid wordt meegenomen in de btw-aangifte.

Voor groepen met meerdere valuta's maakt dat verschil: de omrekening naar de groepsvaluta is onderdeel van de consolidatie, dus de totalen van de groep staan in één valuta. Het opstellen van de geconsolideerde jaarrekening blijft werk voor je accountant of administrateur. Wij zorgen aan de Uniconta-kant dat de rekeningschema's en consolidatierekeningen zo zijn ingericht dat de overzichten per bedrijf op elkaar aansluiten, zodat de kolommenbalans en de journaalposten van de bedrijven te vergelijken zijn.